Data Protection Information for Applicants
atrain GmbH
Dear applicant, we are delighted that you are interested in our company. In accordance with the provisions of Art. 13, 14 and 21 of the General Data Protection Regulation (GDPR), we hereby inform you about the processing of the personal data you have transmitted as part of the application process and any personal data collected by us and your rights in this regard. To ensure that you are fully informed about the processing of your personal data as part of the application process, please note the information below.
1. RESPONSIBLE ENTITY
IN THE PURPOSES OF DATA PROTECTION LAW
atrain GmbH
Unterer Kaulberg 3
96049 Bamberg
Germany
Telefon: +499513020680
E-Mail: info@atrain.com
2. LEGALLY REQUIRED DATA PRIVACY OFFICER
We have appointed a data protection officer for our company.
Andreas Hein
ITs Hein GmbH
Kulmbacher Str. 27b
95460 Bad Berneck
Telefon: 09273 / 501390
E-Mail: datasecurity@atrain.com
3. PURPOSES AND LEGAL BASIS OF PROCESSING
We process your personal data in accordance with the provisions of the European General Data Protection Regulation (EU-GDPR) and the Federal Data Protection Act (BDSG), insofar as this is necessary for the decision to establish an employment relationship with us. The legal basis is Art. 88 GDPR if applicable, Art. 6 Paragraph 1 lit. b GDPR for the initiation or implementation of contractual relationships. Furthermore, we can process your personal data if this is necessary to fulfil legal obligations (Article 6 (1) (c) GDPR) or to defend against legal claims asserted against us. The legal basis for this is Article 6 (1) (f) GDPR. The legitimate interest is, for example, a burden of proof in proceedings under the General Equal Treatment Act (AGG). If you give us your express consent to the processing of personal data for specific purposes, the lawfulness of this processing is given on the basis of your consent in accordance with Article 6 (1) (a) GDPR. Consent given can be revoked at any time with effect for the future (see Section 9 of this data protection information). If there is an employment relationship between you and us, we can, in accordance with Art. 88 GDPR i. V. m. Art. 6 paragraph. 1 lit. b) “pre-contractual measure” or Art. 6 paragraph. 1 lit. a) “consent” further processes the personal data already received from you for the purposes of the employment relationship, insofar as this is necessary for the implementation or termination of the employment relationship or for the exercise or fulfilment of obligations arising from a law or a collective agreement, a company or Service agreement (collective agreement) resulting rights and obligations of the representation of interests of the employees is required.
4. CATEGORIES OF PERSONAL DATA
We only process data that is related to your application. This can be general data about you (name, address, contact details, etc.), information about your professional qualifications and school education, information about professional training and, if necessary, other data that you send us in connection with your application.
5. SOURCES OF DATA
We process personal data that we receive from you by post or email when you contact us or your application, or that you transmit to us via BambooHR.
6. BAMBOO HR
We use a software solution for personnel and job applicant management. The provider is Bamboo HR LLC, 335 South 560 West, Lindon, USA.
BambooHR is used on the basis of Art. 6(1)(f) GDPR. The website operator has a legitimate interest in the quick and uncomplicated integration and administration of various tools on his website. If the relevant consent has been requested, the processing is carried out exclusively on the basis of Art. 6(1)(a) GDPR; the consent can be revoked at any time.
The place of processing is the European Union and the United States of America. Data transmission to the USA is based on the standard contractual clauses of the EU Commission (“Model Clauses”). Details can be found here:https://www.bamboohr.com/data-processing-agreement/
The following list contains all (personal) data collected by or through the use of this service.
- First name
- Last name
- Email address
- Telephone number
- Date of birth
- Postal address
- Referrer URL
- IP Address
- Browser information
- Device operating system
- Device Information
- Timestamp
7. RECIPIENTS OF THE DATA
We only pass on your personal data within our company to those areas and people who need this data to fulfil contractual and legal obligations or to implement our legitimate interests.
Your personal data will be processed on our behalf on the basis of order processing contracts in accordance with Art. 28 GDPR. In these cases, we ensure that the processing of personal data takes place in accordance with the provisions of the GDPR. In this case, the categories of recipients are providers of Internet service providers and providers of applicant management systems and software. Otherwise, data will only be passed on to recipients outside the company if this is permitted or required by law, if the transfer is necessary to fulfil legal obligations or if we have your consent.
8. TRANSFER TO A THIRD COUNTRY
As part of your application, data will be processed with the HR tool “Bamboo HR” based in the USA. When using this tool, your personal data may be passed on to the US servers of the respective companies. We would like to point out that the USA is not a safe third country within the meaning of EU data protection law. US companies are obliged to release personal data to security authorities without you as the person concerned being able to take legal action against this. It can therefore not be ruled out that US authorities (e.g. secret services) will process, evaluate and permanently store your data on US servers for monitoring purposes. We have no influence on these processing activities.
9. DURATION OF DATA STORAGE
We store your personal data as long as this is necessary for the decision on your application. Your personal data or application documents will be deleted a maximum of six months after the end of the application process (e.g. notification of the rejection decision), unless longer storage is legally required or permitted. In addition, we only store your personal data insofar as this is required by law or in a specific case for the assertion, exercise or defence of legal claims for the duration of a legal dispute. In the event that you have agreed to a longer storage of your personal data, we will store it in accordance with your declaration of consent. If the application process leads to an employment relationship, apprenticeship relationship or internship relationship, your data will initially continue to be stored, to the extent necessary and permissible, and then transferred to the personnel file.
10. YOUR RIGHTS
Every data subject has the right to information under Art. 15 GDPR, the right to rectification under Art. 16 GDPR, the right to erasure under Art. 17 GDPR, the right to restriction of processing under Art. 18 GDPR, the right to notification according to Art. 19 GDPR and the right to data portability according to Art. 20 GDPR. In addition, there is a right of appeal to a data protection supervisory authority under Art. 77 GDPR if you believe that your personal data is not being processed lawfully. The right to lodge a complaint is without prejudice to any other administrative or judicial remedy. If the processing of data is based on your consent, you are entitled under Art. 7 GDPR to revoke your consent to the use of your personal data at any time. Please note that the revocation only applies to the future. Processing that took place before the revocation is not affected. Please also note that we may have to store certain data for a certain period of time in order to fulfil legal requirements (see Section 8 of this data protection information).
Right of objection: Insofar as the processing of your personal data is carried out in accordance with Art. 6 Para. 1 lit. f GDPR to protect legitimate interests, you have the right, in accordance with Art. 21 GDPR, to object to the processing at any time for reasons that arise from your particular situation insert this data. We will then no longer process this personal data unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for processing. These must outweigh your interests, rights and freedoms, or the processing must serve to assert, exercise or defend legal claims. To protect your rights, you are welcome to contact us: datasecurity@atrain.com
11. NECESSITY TO PROVIDE PERSONAL DATA
The provision of personal data as part of the application process is not required by law or contract. You are therefore not obliged to provide information about your personal data. Please note, however, that these are necessary for the decision on an application or the conclusion of a contract in relation to an employment relationship with us. If you do not provide us with any personal data, we cannot make a decision to establish an employment relationship. We recommend that you only provide such personal data as part of your application that is required to process the application.
Liebe Bewerberin, lieber Bewerber, wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Gemäß den Vorgaben der Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) informieren wir Sie hiermit über die Verarbeitung der von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses übermittelten sowie ggf. von uns erhobenen personenbezogenen Daten und Ihre diesbezüglichen Rechte. Um zu gewährleisten, dass Sie in vollem Umfang über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses informiert sind, nehmen Sie bitte nachstehende Informationen zur Kenntnis.
1. VERANTWORTLICHE STELLE IM SINNE DES DATENSCHUTZRECHTS
atrain GmbH
Unterer Kaulberg 3
96049 Bamberg
Germany
Telefon: +499513020680
E-Mail: info@atrain.com
2. GESETZLICH VORGESCHRIEBENER DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER
Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellt.
Andreas Hein
ITs Hein GmbH
Kulmbacher Str. 27b
95460 Bad Berneck
Telefon: 09273 / 501390
E-Mail: datasecurity@atrain.com
3. ZWECKE UND RECHTSGRUNDLAGEN DER VERARBEITUNG
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 88 DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit b) “vorvertragliche Maßnahme” oder Art. 6 Abs. 1 lit. a) “Einwilligung” DSGVO zur Anbahnung oder Durchführung von Vertragsverhältnissen. Weiterhin können wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, sofern dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Erteilen Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit, mit Wirkung für die Zukunft, widerrufen werden (s. Ziffer 9 dieser Datenschutzinformation). Kommt es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns, können wir gemäß Art. 88 DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit b) “vorvertragliche Maßnahme” oder Art. 6 Abs. 1 lit. a) “Einwilligung” die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, soweit dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung bzw. Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.
4. KATEGORIEN PERSONENBEZOGENER DATEN
Wir verarbeiten nur solche Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stehen. Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person (Name, Anschrift, Kontaktdaten etc.), Angaben zu Ihrer beruflichen Qualifikation und Schulausbildung, Angaben zur beruflichen Weiterbildung sowie ggf. weitere Daten sein, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung übermitteln.
5. QUELLEN DER DATEN
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Kontaktaufnahme bzw. Ihrer Bewerbung von Ihnen postalisch oder per E-Mail erhalten bzw. die Sie uns über BambooHR übermitteln.
6. BAMBOO HR
Wir setzen eine Software-Lösung für die Personal- und Bewerberverwaltung ein. Anbieter ist Bamboo HR LLC, 335 South 560 West, Lindon, USA.
Der Einsatz von BambooHR erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an einer schnellen und unkomplizierten Einbindung und Verwaltung verschiedener Tools auf seiner Website. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.
Der Ort der Verarbeitung ist die Europäiche Union sowie die Vereinigten Staaten von Amerika. Die Datenübertragung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt (“Model Clauses”). Details finden Sie hier: https://www.bamboohr.com/data-processing-agreement/
Die nachfolgende Liste enthält alle (persönlichen) Daten, die von oder durch die Nutzung dieses Dienstes gesammelt werden.
- Vorname
- Nachname
- Email-Adresse
- Telefonnummer
- Geburtsdatum
- Postanschrift
- Referrer URL
- IP Adresse
- Browserinformationen
- Geräte-Betriebssystem
- Geräte Informationen
- Zeitstempel
7. EMPFÄNGER DER DATEN
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen.
Ihre personenbezogenen Daten werden in unserem Auftrag auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO erfolgt. Die Kategorien von Empfängern sind in diesem Fall Anbieter von Internetdienstanbieter sowie Anbieter von Bewerbermanagementsystemen und -software. Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist oder uns Ihre Einwilligung vorliegt.
8. ÜBERMITTLUNG IN EIN DRITTLAND
Im Rahmen Ihrer Bewerbung werden Daten mit dem HR Tool “Bamboo HR” mit Sitz in den USA verarbeitet. Bei der Anwendung dieses Tools, können Ihre personenbezogenen Daten an die US-Server der jeweiligen Unternehmen weitergegeben werden. Wir weisen darauf hin, dass die USA kein sicherer Drittstaat im Sinne des EU-Datenschutzrechts sind. US-Unternehmen sind dazu verpflichtet, personenbezogene Daten an Sicherheitsbehörden herauszugeben, ohne dass Sie als Betroffener hiergegen gerichtlich vorgehen könnten. Es kann daher nicht ausgeschlossen werden, dass US-Behörden (z.B. Geheimdienste) Ihre auf US-Servern befindlichen Daten zu Überwachungszwecken verarbeiten, auswerten und dauerhaft speichern. Wir haben auf diese Verarbeitungstätigkeiten keinen Einfluss.
9. DAUER DER DATENSPEICHERUNG
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Ihre personenbezogenen Daten bzw. Bewerbungsunterlagen werden maximal sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens (z. B. der Bekanntgabe der Absageentscheidung) gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung rechtlich erforderlich oder zulässig ist. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus nur, soweit dies gesetzlich oder im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen für die Dauer eines Rechtsstreits erforderlich ist. Für den Fall, dass Sie einer längeren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, speichern wir diese nach Maßgabe Ihrer Einwilligungserklärung. Kommt es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einem Beschäftigungsverhältnis, Ausbildungsverhältnis oder Praktikantenverhältnis, werden Ihre Daten, soweit erforderlich und zulässig, zunächst weiterhin gespeichert und anschließend in die Personalakte überführt.
10. IHRE RECHTE
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs. Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen (s. Ziffer 8 dieser Datenschutzinformation).
Widerspruchsrecht: Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen. Zur Wahrung Ihrer Rechte können Sie uns gerne kontaktieren: datasecurity@atrain.com
11. ERFORDERLICHKEIT DER BEREITSTELLUNG PERSONENBEZOGENER DATEN
Die Bereitstellung personenbezogener Daten im Rahmen von Bewerbungsprozessen ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie sind somit nicht verpflichtet, Angaben zu Ihren personenbezogenen Daten zu machen. Bitte beachten Sie jedoch, dass diese für die Entscheidung über eine Bewerbung bzw. einen Vertragsabschluss in Bezug auf ein Beschäftigungsverhältnis mit uns erforderlich sind. Soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bereitstellen, können wir keine Entscheidung zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses treffen. Wir empfehlen, im Rahmen Ihrer Bewerbung nur solche personenbezogenen Daten anzugeben, die zur Durchführung der Bewerbung erforderlich sind.